Kontrole przeprowadzane zdalnie to konsekwencja zmian, które od 2020 roku przechodzą nie tylko firmy, ale także urzędy. Potrzeba korzystania z pracy w powyższym trybie podyktowana jest względami praktycznymi, a przede wszystkim bezpieczeństwem. Pandemia koronawirusa wymusiła na ustawodawcy zmiany umożliwiające sprostanie nowym okolicznościom. Formę zdalną kontroli reguluje art. 51 ust. 3a do ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców wprowadzony w Tarczy Antykryzysowej 4.0.
Kontrola przed czerwcem 2020
Zdalne kontrole nie były możliwe przed 24 czerwca 2020 roku, a więc zanim zaczęły obowiązywać przepisy Tarczy Antykryzysowej 4.0. W tym czasie dopuszczalne było prowadzenie czynności przez urząd skarbowy w siedzibie podatnika lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Dodatkowo działania te musiały być zaplanowane tak, aby ich zakres czasowy pokrywał się z godzinami pracy przedsiębiorcy.
Za zgodą lub na wniosek podatnika możliwe było również prowadzenie kontroli przez uprawniony organ w miejscu, w którym przechowywana była dokumentacja podatkowa. Niekiedy bowiem adres wykonywania działalności różni się od tego, w którym znajdują się odpowiednie dokumenty. W efekcie skierowanie kontrolujących do właściwej lokalizacji przyczyniało się do usprawnienia całego procesu.
Ponadto, przedsiębiorca mógł wyrazić zgodę na prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności w siedzibie organu.
Zdalna kontrola
Nowe przepisy w zakresie kontroli wprowadzone w Traczy Antykryzysowej 4.0 uzupełniły powyższą ustawę o art. 51 ust. 3a. Zgodnie z nim za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone zdalnie. Powyższe działania prowadzone będą w formie komunikacji elektronicznej lub za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe. Tryb zdalny może zostać zastosowany tylko wtedy, gdy pozwala na to charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej, a zdalna kontrola jest najlepszych sposobem usprawnienia czynności podejmowanych przez organ.
Na uwagę zasługuje fakt, że zdalna kontrola wymaga zgody podatnika i nie może zostać narzucona przez organ.
Kontrola z naruszeniem zasad a nieważność zebranych dowodów
Należy podkreślić, że bez względu na formę prowadzonej kontroli informacje zebrane z naruszeniem przepisów prawa nie będą mogły stanowić dowodu w postępowaniu, jeśli miały istotny wpływ na wynik kontroli. Oznacza to, że przedsiębiorca nadal może weryfikować przebieg całego procesu i potencjalnie podważać materiał dowodowy zebrany przez organ podatkowy.
Wśród najważniejszych kwestii, na które powinien zwrócić uwagę podatnik, można wskazać, że:
- co do zasady kontrola powinna zostać zapowiedziana i wszczęta między 7 a 30 dniem od dnia doręczenia zawiadomienia;
- organ musi poinformować o przyczynach wszczęcia kontroli bez zawiadomienia, jeżeli rozpocznie ją bez uprzedzenia;
- przed rozpoczęciem czynności urzędnik kontrolujący firmę musi przestawić stosowne upoważnienia;
- czas trwania kontroli musi być zgodny z przepisami (u mikroprzedsiębiorców maksymalnie 12 dni roboczych, u małych przedsiębiorców maksymalnie 18 dni roboczych, u średnich przedsiębiorców do 24 dni roboczych, a u pozostałych do 48 dni roboczych);
- organ po przeprowadzeniu kontroli powinien dostarczyć podatnikowi poprawny protokół pokontrolny zawierający określone prawem informacje.
Kontrola na miarę potrzeb 2021 roku
Kontrole prowadzone przez organy podatkowe muszą być dostosowane do możliwości przedsiębiorców oraz okoliczności, w jakich funkcjonują firmy. Należy spodziewać się, że ze względu na tryb pracy urzędów oraz przedsiębiorstw to właśnie zdalny sposób przeprowadzania czynności będzie preferowany w najbliższym czasie. Z tego względu podatnicy powinni zapoznać się dokładnie ze swoimi prawami oraz obowiązkami, aby uniknąć sytuacji, w której brak odpowiedniego przygotowania przełoży się na efekt kontroli. Warto rozważyć także konsultację z doradcą podatkowym, który pomoże przygotować odpowiednie procedury wewnątrzfirmowe. Wskaże również, czy zgoda na zdalną kontrolę w konkretnym przypadku jest najkorzystniejszym rozwiązaniem dla określonego przedsiębiorstwa.