Opóźnienia w realizacji kontraktów są codziennością w branżach projektowych: budownictwie, produkcji, logistyce czy IT. W konsekwencji firmy coraz częściej płacą kary umowne za niedotrzymanie terminów – nawet wtedy, gdy źródło problemu leży po stronie podwykonawcy, dostawcy lub innych okoliczności obiektywnie niezależnych. Pojawia się więc praktyczne pytanie: czy taka kara może być kosztem uzyskania przychodu w CIT?
W wyroku z 9 października 2025 r. (II FSK 1655/24) Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził korzystne podejście: kara za opóźnienie niezawinione przez podatnika nie podlega automatycznemu wyłączeniu z kosztów. Jednocześnie NSA podkreślił, że każdorazowo konieczna jest analiza przesłanek ogólnych.
Tło sprawy w skrócie
Sprawa dotyczyła dewelopera, który nie przekazał lokali klientom w umówionym terminie, ponieważ generalny wykonawca nie zakończył robót na czas. Klienci naliczyli kary umowne, deweloper je zapłacił i ujął jako koszt podatkowy, argumentując, że wydatek jest związany z działalnością i służy zabezpieczeniu źródła przychodów.
Stanowisko organu
Dyrektor KIS prezentował podejście „zero-jedynkowe”: skoro to kara za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, to działa art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT i kosztu nie ma – bez względu na przyczynę oraz na to, czy podatnik zawinił.
Podejście NSA: literalna interpretacja przepisu i znaczenie winy
NSA nie zgodził się na tak szerokie podejście. Wskazał, że art. 16 ust. 1 pkt 22 to wyjątek od zasady ogólnej (że koszty związane z działalnością mogą obniżać dochód), więc nie wolno go interpretować „rozszerzająco”. A przepis ten wyłącza z kosztów tylko kary/odszkodowania z tytułu:
- wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,
- zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
- zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie pojęć:
- opóźnienie niezawinione – niedotrzymanie terminu z przyczyn niezależnych od dłużnika,
- zwłoka (opóźnienie zawinione) – niedotrzymanie terminu, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność.
NSA podkreślił, że skoro przepis posługuje się pojęciem „zwłoki” (opóźnienia zawinionego), to nie można automatycznie przenosić wyłączenia z kosztów na opóźnienia niezawinione.
Warunek, o którym wiele osób zapomina
Wyrok nie oznacza, że każda kara za niezawinione opóźnienie zawsze będzie kosztem. Kara umowna za opóźnienie niezawinione przez podatnika może zostać ujęta w kosztach, o ile spełnia ogólne kryterium z art. 15 ust. 1 CIT, tj. istnieje:
- związek z uzyskaniem przychodów lub
- związek z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
W praktyce oznacza to konieczność wykazania, że zapłata kary była gospodarczo uzasadniona (np. umożliwiała dokończenie projektu, ograniczała ryzyko sporu, chroniła relację z kontrahentem i ciągłość sprzedaży).
Co to oznacza w praktyce
Jeżeli chcesz bronić kosztu kary za opóźnienie:
- Udowodnij brak winy: harmonogramy, korespondencja, protokoły, raporty z postępu prac, zgłoszenia przeszkód.
- Ustal, czego dotyczy kara: czy to na pewno kara „za termin”, a nie za wady lub usuwanie wad (tu ryzyko wyłączenia jest dużo większe).
- Opisz związek z przychodem: dlaczego zapłata była biznesowo racjonalna i co chroniła.
Znaczenie wyroku
Wyrok ma znaczenie nie tylko dla deweloperów. Dotyczy każdej branży, w której realizacja umowy zależy od łańcucha dostaw i podmiotów trzecich. W takim otoczeniu kluczowe staje się prawidłowe rozróżnienie: czy opóźnienie wynikało z winy podatnika, czy z przyczyn od niego niezależnych – i odpowiednie przygotowanie dowodowe.
Warto obserwować, czy orzecznictwo przełoży się na zmianę praktyki interpretacyjnej KIS. Do tego czasu najlepszą strategią jest profesjonalna dokumentacja i świadoma kwalifikacja podatkowa już na etapie rozliczeń.