W czasach rosnących trudności w pozyskiwaniu wykwalifikowanych pracowników, coraz więcej firm sięga po wewnętrzne programy poleceń. Są to inicjatywy, które mają na celu aktywizację obecnych pracowników oraz współpracowników do rekomendowania wartościowych kandydatów do pracy lub współpracy. Pojawia się jednak istotne pytanie: jak traktować podatkowo premie wypłacane za takie polecenia? Odpowiedź przynosi interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 marca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.68.2025.1.AK).
Program poleceń pracowniczych – na czym polega?
W analizowanej sprawie spółka wprowadziła program, w ramach którego premie wypłacane są osobom rekomendującym kandydatów do pracy lub współpracy. Program objął zarówno osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, jak i współpracowników działających w oparciu o umowy cywilnoprawne. Kluczowe cechy programu to:
- dobrowolny charakter uczestnictwa – nikt nie jest zobowiązany do udziału,
- brak związku z obowiązkami służbowymi – rekomendacje nie są częścią zakresu obowiązków wynikających z umowy,
- wypłata świadczenia po spełnieniu warunków – np. zatrudnienie poleconej osoby na określony czas.
Co na to KIS?
Spółka, chcąc mieć pewność co do prawidłowej klasyfikacji podatkowej, wystąpiła do Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o interpretację. Uważała, że otrzymywane premie nie powinny być traktowane jako przychód z pracy czy działalności wykonywanej osobiście, lecz jako przychód z innych źródeł w rozumieniu art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).
KIS potwierdza stanowisko spółki
Dyrektor KIS przyznał rację spółce i wskazał jednoznacznie, że premie wypłacane w ramach programu poleceń należy klasyfikować jako przychód z innych źródeł. Uzasadnienie zawiera kilka kluczowych punktów:
- Brak związku z umową – ponieważ udział w programie nie wynika z zakresu obowiązków, rekomendacja nie jest częścią pracy czy zlecenia.
- Jednorazowe przysporzenie majątkowe – premia ma charakter okazjonalny, a nie systemowy (jak wynagrodzenie).
- Niezależność od formy zatrudnienia – fakt, że osoba polecająca jest zatrudniona przez spółkę, nie przesądza o źródle przychodu.
Konsekwencje podatkowe – co musi zrobić firma?
Z punktu widzenia spółki bardzo istotne jest to, że nie pełni ona funkcji płatnika podatku dochodowego w przypadku wypłaty takiej premii. Co to oznacza w praktyce?
- Brak obowiązku poboru zaliczek na podatek – spółka nie musi potrącać zaliczki przy wypłacie świadczenia.
- Obowiązek informacyjny – firma musi natomiast przygotować informację PIT-11, w której wykaże wypłacony przychód z innych źródeł, i przekazać ją zarówno osobie polecającej, jak i właściwemu urzędowi skarbowemu (art. 42a ustawy o PIT).
Obowiązki osoby polecającej
Otrzymujący premię powinien pamiętać, że mimo iż nie jest od niej potrącany podatek w momencie wypłaty, musi ją rozliczyć samodzielnie w rocznym zeznaniu podatkowym (najczęściej w PIT-36). Przychód ten należy wykazać w sekcji „Inne źródła”.
Jeśli osoba polecająca nie prowadzi działalności gospodarczej i nie wykonuje poleceń zawodowo, to takie świadczenie nie wpływa na status podatkowy – nie generuje obowiązku rejestracji działalności ani zgłoszeń do ZUS.
Znaczenie interpretacji dla firm
Interpretacja KIS to dobra wiadomość dla firm – potwierdza bowiem, że programy poleceń pracowniczych nie pociągają za sobą dodatkowych obowiązków podatkowych związanych z rolą płatnika. To istotne uproszczenie, które może zwiększyć popularność takich programów – zwłaszcza w branżach z dużym zapotrzebowaniem na pracowników, jak IT, logistyka, czy produkcja.
Co warto uwzględnić w regulaminie programu?
Aby zapewnić sobie bezpieczeństwo podatkowe, firma powinna:
- jasno wskazać, że udział w programie jest dobrowolny,
- podkreślić, że rekomendacja nie wynika z obowiązków służbowych,
- określić warunki przyznania premii (np. zatrudnienie na min. 3 miesiące),
- przygotować odpowiednią dokumentację i procedurę do wystawienia PIT-11.
Podsumowanie
Interpretacja KIS z marca 2025 r. rozwiewa wątpliwości w zakresie klasyfikacji podatkowej premii za polecenie kandydatów do pracy. Potwierdza, że jest to przychód z innych źródeł, a firma nie pełni roli płatnika podatku dochodowego – ma jedynie obowiązek informacyjny.
Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.68.2025.1.AK