Wśród przedsiębiorców funkcjonuje przekonanie, że jedynym dokumentem umożliwiającym odliczenie podatku VAT jest faktura. W rzeczywistości jednak, choć faktura stanowi podstawowy i najczęściej spotykany dokument potwierdzający prawo do odliczenia VAT, to nie jest ona jedynym środkiem dowodowym. W świetle rozwijającego się orzecznictwa – zarówno krajowego, jak i unijnego – pojawia się coraz więcej sytuacji, w których również inne dokumenty, w tym umowy, mogą potwierdzać nabycie towarów lub usług i stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego.
Faktura jako dokument preferowany, ale nie absolutnie niezbędny
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (VAT), co do zasady, odliczenie VAT możliwe jest na podstawie faktury. Przepisy mówią, że podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o wartość podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych od innych podatników w związku z zakupem towarów i usług wykorzystywanych do działalności opodatkowanej.
Faktura – zawierająca określone w przepisach dane – pełni rolę dokumentu źródłowego. Umożliwia ona jednoznaczne powiązanie zakupu z konkretnym kontrahentem oraz identyfikację kwoty podatku. Jednakże pojawiają się sytuacje, w których faktura – choć istotna – nie stanowi jedynego możliwego dowodu w sprawie.
Gdy faktura przestaje być osiągalna – co dalej?
Zdarzają się przypadki, w których przedsiębiorca, mimo że faktycznie nabył towar lub usługę, nie dysponuje już fakturą – została zgubiona, zniszczona, lub kontrahent nie wystawił jej prawidłowo. Czy w takiej sytuacji podatnik traci prawo do odliczenia VAT?
W opinii wielu organów podatkowych – tak. Administracja skarbowa przez lata forsowała interpretację, że tylko faktura (lub jej duplikat) umożliwia dokonanie odliczenia. Jednak sądy administracyjne oraz Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) coraz częściej prezentują odmienne stanowisko, wskazując, że istotniejsze od formy dokumentacji są materialne warunki transakcji.
TSUE: prymat treści nad formą
Z orzecznictwa TSUE jednoznacznie wynika, że kluczowym elementem uprawniającym do odliczenia podatku VAT jest rzeczywiste dokonanie transakcji. Jeżeli przedsiębiorca wykaże, że nabył towar lub usługę od innego podatnika VAT i zakup ten służył działalności opodatkowanej, to nawet w przypadku braku formalnej faktury, organy nie powinny odmawiać prawa do odliczenia.
W wyroku z dnia 15 września 2016 r. w sprawie C-516/14 (Barlis 06), TSUE stwierdził, że fakt braku pełnych danych na fakturze nie może stanowić wyłącznej podstawy do odmowy prawa do odliczenia, jeżeli możliwe jest ustalenie prawa do odliczenia podatku VAT na podstawie innych dokumentów. Podobne wnioski płyną również z wyroków w sprawach C-101/16 (Paper Consult) czy C-80/11 (Mahagében).
Krajowe sądy idą w ślad za unijnym orzecznictwem
Również polskie sądy administracyjne coraz częściej orzekają na korzyść podatników w podobnych sprawach. Przykładowo, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 7 listopada 2024 r. (sygn. III SA/Wa 1498/24) uchylił interpretację podatkową, w której odmówiono prawa do odliczenia ze względu na brak faktury. Sąd uznał, że jeśli z innych dokumentów – takich jak umowa, potwierdzenia przelewów, korespondencja handlowa, protokoły odbioru – wynika, że doszło do rzeczywistej dostawy lub wykonania usługi, to podatnik nie powinien być pozbawiony prawa do odliczenia VAT.
Podobnie wskazano w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 8 grudnia 2023 roku (sygn. III SA/Wa 1473/23). W tym przypadku WSA powołał się na wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 22 września 2022 roku (sygn. C-235/21).
Z kolei WSA w Bydgoszczy w orzeczeniu z 5 maja 2021 r. (sygn. I SA/Bd 44/21) przypomniał, że nadrzędną zasadą unijnego systemu VAT jest jego neutralność. Odliczenie podatku nie może być ograniczane przez formalne wymogi, jeżeli istota transakcji jest jasna i możliwa do udowodnienia.
Umowa jako element dowodowy
W świetle powyższych orzeczeń, umowa zawarta między kontrahentami – jeśli zawiera wszystkie istotne informacje o transakcji (przedmiot, wartość, strony, termin realizacji) – może stanowić ważny dowód potwierdzający rzeczywiste nabycie towarów lub usług. W połączeniu z innymi dokumentami (przelewy, maile, potwierdzenia odbioru), może posłużyć do udowodnienia materialnych przesłanek odliczenia VAT.
Co ważne, to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że transakcja rzeczywiście miała miejsce, a jej przedmiot służył działalności opodatkowanej. Umowa może więc odegrać kluczową rolę w postępowaniu przed organami lub sądem.
Ostrożność i dokumentowanie transakcji
Nie oznacza to jednak, że podatnicy mogą lekceważyć obowiązek posiadania faktur. Faktura nadal pozostaje najbardziej preferowaną i najprostszą formą dokumentu księgowego. W przypadku jej braku, proces dowodzenia może być bardziej skomplikowany i wymagać czasu oraz wysiłku. Organy podatkowe mogą też kwestionować wartość alternatywnych dokumentów, jeśli nie będą one kompletne lub spójne.
Dlatego zaleca się, aby wszelkie transakcje były rzetelnie dokumentowane nie tylko za pomocą faktur, ale także poprzez umowy, protokoły, korespondencję i potwierdzenia zapłaty – szczególnie w przypadku transakcji o wyższej wartości lub realizowanych na raty.
Podsumowanie
Choć faktura pozostaje podstawowym dokumentem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT, nie jest jedyną możliwą formą udowodnienia prawa do tego odliczenia. Orzecznictwo – zarówno unijne, jak i krajowe – jasno wskazuje, że w przypadku spełnienia materialnych przesłanek (czyli realnego zakupu na potrzeby działalności opodatkowanej), podatnik nie powinien być pozbawiony prawa do odliczenia wyłącznie z powodu braku faktury. Umowa, wraz z innymi dowodami, może skutecznie wykazać, że transakcja miała miejsce i podatek VAT został rzeczywiście zapłacony. Warto więc dbać o kompletność dokumentacji.