Nowa struktura plików JPK_VAT to w praktyce rewolucja dla Zarządów i pracowników firm również tych działających w ramach grupy kapitałowej. Pozorne ułatwienie niesie za sobą bowiem potrzebę wprowadzenia istotnych zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Nowa struktura JPK_V7M dla podatników rozliczających się miesięcznie oraz JPK_V7K dla podatników rozliczających się kwartalnie to wyzwanie, któremu będą musieli sprostać wszyscy podatnicy.
Dodatkowe oznaczenia w strukturze JPK – ułatwienie dla organu a dla podatnika …
Podatnicy funkcjonujący w ramach grup kapitałowych będą musieli przygotować się na utrudnienia w rozliczaniu sprzedaży na rzecz podmiotów powiązanych. Przykładowo osobom ewidencjonującym fakturę sprzedaży komputerów lub smartfonów z transportem własnym na rzecz podmiotu powiązanego trzeba będzie udzielić precyzyjnej informacji, że sprzedano towar z usługą transportową. W przeciwnym razie błędnie ujmą one tę transakcję w nowych plikach JPK_VAT. Praktyka dowodzi, że w sytuacjach sprzedaży towarów z dowozem w cenie, na fakturach pokazuje się bardzo często jedynie specyfikację towarów. Jeżeli dział sprzedaży nie przekaże informacji, które faktury dotyczą dostawy towarów z transportem lub firma nie posiada i nie stosuje standardów w tym zakresie, plik JPK_V7M nie będzie wypełniony poprawnie.
Najlepszym przykładem na potwierdzenie powyższych informacji będzie zobrazowanie ujęcia sprzedaży z własnym transportem, komputerów czy telefonów komórkowych na rzecz wspomnianego podmiotu powiązanego w nowej strukturze JPK_V7M przy dodatkowym założeniu, że wartość faktury będzie wyższa niż 15 000 zł.
W takiej sytuacji prawidłowe ujęcie w JPK_V7M powyższej transakcji będzie wymagało od:
- Sprzedającego – umieszczenia w strukturze podatku należnego wartości „1” w:
- polu „GTU_06” – „Dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7-9, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 do ustawy.”
- polu „GTU_13” – „Świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej – Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1.”
- polu „TP” – „Istniejące powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2pkt 1 ustawy.”
- polu „MPP” – „Transakcja objęta obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności.”
- Kupującego – umieszczenia w strukturze podatku naliczonego wartości „1” w:
- polu „MPP” – „Transakcja objęta obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności.”
W odniesieniu do towarów i usług będących przedmiotem dostawy, każde przedsiębiorstwo indywidualnie powinno we własnym zakresie ustalić osobę lub osoby odpowiedzialne za przypisanie do właściwych grupowań oferowanych do sprzedaży czy też refakturowanych towarów i usług. W tym przypadku istotnym będzie również opracowanie wskazówek i zasad postępowania w przypadku pojawienia się w przyszłości nowych rodzajów towarów i usług. Niezbędnym może okazać się również identyfikacja działów i osób upoważnionych do realizacji zakupów czy sprzedaży bądź refakturowania.
W odniesieniu do identyfikacji transakcji z podmiotami powiązanymi nie ulega wątpliwości, że w takim przypadku głównie na członkach zarządów spoczywać będzie obowiązek przekazania stosownych informacji do działu ewidencjonującego taką fakturę.
Identyfikacja faktur z obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności
Poważne wyzwanie będzie stało przed pracownikami w zakresie prawidłowej identyfikacji i ewidencji faktur dokumentujących wyłącznie transakcje, które objęte są obligatoryjnym obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności. Sprawy wcale nie upraszczają objaśnienia i interpretacje Ministra Finansów. W praktyce osoby takie będą musiały analizować każdą transakcję, co w świetle wydanych Objaśnień podatkowych z 23.12.2019 roku oraz najnowszych interpretacji Ministra Finansów do najprostszych zadań nie będzie należało.
JPK_V7M podobnie jak MDR wymaga zmian
Wdrażając procedury w zakresie przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych, jednym z największych wyzwań było przygotowanie pracowników innych działów niż księgowy do obowiązków przekazywania informacji niezbędnych do przygotowania i wysłania deklaracji MDR. Jest to wymuszone krótkim, gdyż zaledwie 30- dniowym terminem do złożenia deklaracji MDR. Jest to zbyt krótki czas, aby do działu księgowości dotarły informacje np. dotyczące zaakceptowanej oferty. Moment ten może być początkiem biegu 30 dniowego okresu do złożenia przez Korzystającego deklaracji MDR-1 lub MDR-3 (w przypadku schematu dotyczącego podatku VAT).
Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku przygotowania przedsiębiorstwa i pracowników innych działów niż dział księgowy do przygotowania i przekazania informacji niezbędnych dla prawidłowego wypełnienia plików JPK_V7M.
Koniecznym będzie przygotowanie procedur oraz szkoleń merytorycznych dla pracowników działów sprzedaży. Muszą oni być świadomi, że powinni przygotować informacje dla działów księgowości, czy dana transakcja lub dostawa była z transportem czy bez, czy była realizowana w ramach tzw. transakcji trójstronnej (firma jako drugi podmiot w transakcji) itp.
Koniecznym będzie przygotowanie merytoryczne pracowników księgowości w zakresie identyfikacji zastosowania obligatoryjnego mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
Nowe obowiązki nałożone na pracowników działów innych niż z działów księgowych, mogą wymusić zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie, a co najmniej zmiany w zakresie obowiązków na określonych stanowiskach pracy. Wynika to z faktu, że istotnie zwiększy się ciężar odpowiedzialności – również finansowej – związanej z przygotowaniem danych niezbędnych dla sporządzenia pliku JPK_V7M.
W przypadku raportowania schematów podatkowych może wiązać się to dodatkowo z odpowiedzialnością karną skarbową wobec takich osób.
Reasumując
Nie warto czekać do momentu aż dostawcy struktur JPK_VAT prześlą uaktualnienia i wtedy „się zobaczy” co trzeba zrobić. Doskonale widać to na podstawie praktycznych doświadczeń z procesów wdrażania u naszych klientów procedur w zakresie przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych. W mojej ocenie już teraz warto rozpocząć mapowanie transakcji dostaw i nabycia towarów oraz usług pod kątem grupowania ich do odpowiednich oznaczeń stosowanych w strukturach JPK_VAT.
Przedsiębiorstwa powinny dokonać analizy własnej struktury organizacyjnej w celu wyselekcjonowania komórek organizacyjnych, w których wyznaczeni pracownicy tych komórek będą przygotowywać i przekazywać do księgowości niezbędne informacje. Co więcej należy przygotować schemat komunikacji, aby dane były przekazywane w określonym formacie, który pozwoli na ich ujęcie w strukturze JPK_VAT.
Po dokonaniu analizy i wdrożeniu zmian, warto przygotować procedury kontrolne i koordynująco-wspierające, które mogą być realizowane przez dział księgowości. Przedsiębiorstwa muszą przygotować program merytorycznego kształcenia pracowników w zakresie umożliwiającym im wywiązanie się z nałożonych obowiązków. Te zaś w zależności od indywidualnych uwarunkowań przedsiębiorstwa powinny znaleźć odzwierciedlenie w nowym zakresie obowiązków dla pracownika lub danego stanowiska pracy.
