Od 1 lipca 2020 roku obowiązkowym będzie składanie JPK_VAT w nowej strukturze. Firmy będą składać pliki JPK_V7M dla podatników rozliczających się miesięcznie oraz JPK_V7K dla podatników rozliczających się kwartalnie. Czasu na przygotowanie pozostało już naprawdę bardzo mało, ponieważ w mojej ocenie nowe regulacje początkowo mogą przysporzyć wielu problemów.
Zmiana w plikach JPK_VAT
Zmiana polega na zastąpieniu obowiązku składania odrębnie deklaracji: VAT-27, VAT-ZZ, VAT-ZD, VAT-ZT, VAT-7 i pliku JPK_VAT, nowym ujednoliconym plikiem JPK_VAT (JPK_V7M lub JPK_V7K). Chociaż zbliżające się zmiany przedstawiane są przez Ministerstwo Finansów jako uproszczenie obowiązków sprawozdawczych, to jednak w praktyce wymagać będą sporych zmian w firmie.
O tym, jakie wyzwania stawia przed wszystkimi podatnikami wprowadzenie nowej struktury JPK_VAT, napiszę w kolejnej publikacji. Temat ten z całą pewnością wart jest uwagi. Zapowiadane jako „uproszczenie” nowe rozwiązanie będzie rodziło poważne konsekwencje dla organizacji pracy przedsiębiorstw w zakresie przygotowania kompetencyjnego pracowników. Zmiany dotyczyć będą także rozwiązań organizacyjnych umożliwiających prawidłowe przygotowanie nowego JPK_VAT stanowiącego połączenie deklaracji i ewidencji VAT w jednym.
Split payment a nowy JPK_VAT
Minister Finansów wydał Objaśnienia podatkowe z 23.12.2019 roku w sprawie mechanizmu podzielonej płatności, dalej: „Objaśnienia MPP”. Z objaśnień tych wynika, że nie jest sankcjonowane umieszczanie na fakturze adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” mimo braku takiego obowiązku. Jeżeli nabywca otrzyma taką fakturę, to nie ma obowiązku uregulowania takiej faktury w „MPP”. Ten fragment objaśnień zdawał się być korzystnym dla tych firm, które poszukiwały prostych rozwiązań systemowych pozwalających na uniknięcie sankcji za brak zamieszczenia na fakturze klauzuli „mechanizm podzielonej płatności”.
Warto przypomnieć, że faktura dotycząca transakcji objętej obligatoryjnym „MPP”, zgodnie z przepisami Ustawy VAT powinna zawierać wyrazy . Oznaczenie takie stanowi informację dla nabywcy, że dana faktura, z uwagi na przedmiot transakcji oraz kwotę powinna zostać zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Jednakże w świetle wprowadzenia nowej struktury JPK_VAT należy ponownie rozważyć zasadność systemowego oznaczania wszystkich faktur sprzedaży klauzulą „mechanizm podzielonej płatności”. Wyjaśniając tę kwestię, Zespół Pomocy Technicznej Portalu Podatkowego i JPK Centrum Kompetencyjnego Usług Elektronicznych w Izbie Administracji Skarbowej w Łodzi powołał się na § 10 ust. 4 pkt 13 Rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług ewidencja (podatku należnego). Jak wynika z tego dokumentu faktura dla transakcji objętej obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności powinna zawierać dodatkowo oznaczenie „MPP”.
Mając na uwadze powyższe, w nowym JPK_VAT oznaczaniu podlegają transakcje dotyczące obligatoryjnego stosowania tego mechanizmu.
Powyższa odpowiedź w powiązaniu z nowym przepisem art. 109 ust. 3h Ustawy VAT nakazuje zachowanie ostrożności, przy „systemowym” oznaczaniu faktur klauzulą „mechanizm podzielonej płatności”. Regulacje te przewidują bowiem karę za błędy w przygotowaniu pliku JPK_VAT w wysokości 500 zł za każdy błąd.
Sankcje w przypadku faktury błędnie oznaczonej „MPP”
W nowym pliku JPK_VAT znacznik „MPP” może być stosowany wyłącznie dla transakcji dotyczących obligatoryjnego stosowania tego mechanizmu. Z tego względu stosowane w tym momencie przez niektóre firmy bezrefleksyjne, „systemowe” zamieszczanie klauzuli „mechanizm podzielonej płatności” na fakturach może wprowadzać w błąd osoby odpowiedzialne za sporządzenie nowych plików JPK_VAT. Dotyczy to zarówno pracowników w firmie wystawiającej faktury z taką klauzulą, jak i w firmie, która je przyjmuje. Taka osoba może bardzo łatwo przez pomyłkę wprowadzić do ewidencji znacznik „MPP” w rozumieniu przywołanego wyżej Rozporządzenia, sugerując się zamieszczoną „systemowo” (ale bezzasadnie) na fakturze klauzulą „mechanizm podzielonej płatności”.
W takiej sytuacji nie można wykluczyć, że organy podatkowe uznają to za błąd uniemożliwiający przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji zagrożony karą w wysokości 500 zł. Kara taka może być w konsekwencji wyegzekwowana, jeżeli pracownicy w ciągu 14 dni nie skorygują błędów lub nie wyjaśnią, że błędu nie było.
W związku z powyższym należy zweryfikować sposób postępowania w celu zminimalizowania możliwości popełnienia błędu. Działanie to potencjalnie może bowiem narażać firmę na sankcje związane z pomyłkami księgowymi, chociaż w świetle „Objaśnień MPP” samo bezzasadne oznaczanie faktur klauzulą „mechanizm podzielonej płatności” nie rodzi żadnych negatywnych konsekwencji.
Jak uniknąć kar?
W mojej ocenie jedynym wyjściem pozwalającym uniknąć kar i stwarzającym możliwości wywiązania się z nakładanych nowych obowiązków jest kompleksowe przygotowanie merytoryczne pracowników. Dodatkowo niezbędna jest reorganizacja – w mniejszym lub większym zakresie – struktur organizacji pracy w firmie. W zależności od indywidualnych uwarunkowań być może wymagane będzie także utworzenie nowego podziału zakresu obowiązków wybranych pracowników.
Szerzej na temat potrzebnego zakresu przygotowań w kolejnej publikacji. Opisane powyżej zagadnienia nie wyczerpują rzecz jasna wszystkich aspektów zmian związanych z pozornym – jak się wydaje – „uproszczeniem” obowiązku sprawozdawczego w postaci nowego pliku JPK_VAT. Jeżeli w artykule nie znaleźli Państwo odpowiedzi na pytania w Państwa indywidualnej sytuacji dotyczącej nowego pliku JPK_VAT, to zapraszam do kontaktu.
