Krajowy System E-faktur

Krajowy System E-faktur – ułatwienie czy utrudnienie?

Od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mogą poznać funkcjonalności nowego narzędzia, jakim są e-faktury. Uruchomiono bowiem tak zwany Krajowy System E-faktur (KSeF). Na razie mechanizm ten jest dobrowolny, ale już niedługo przedsiębiorcy zostaną zobligowani do korzystania z niego. Czy to dla nich ułatwienie czy utrudnienie? Na to pytanie odpowiadamy w naszym artykule.

Czym jest Krajowy System E-faktur i e-faktura?

Krajowy System E-faktur nie jest polskim wynalazkiem. W niektórych państwach europejskich to rozwiązanie stosowane jest już od kilku lat. W 2017 r. wdrożono go we Włoszech, w 2018 r. w Hiszpanii, a w 2019 r. w Portugalii. W Polsce póki co e-faktura działa obok innych form dokumentowania sprzedaży. Funkcjonuje zatem równorzędnie z fakturami papierowymi oraz fakturami elektronicznymi. E-faktura albo inaczej faktura ustrukturyzowana została stworzona w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. E-fakturę można wystawić zarówno z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów, jak i przy użyciu programów komercyjnych. Oczywiście nie wszystkie funkcjonujące aplikacje są już kompatybilne z e-fakturami, ale docelowo mają być. Co również istotne, z Krajowego Systemu E-faktur mogą skorzystać zarówno przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, jak i podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Co można zyskać dzięki e-fakturze?

Ministerstwo Finansów reklamuje Krajowy System E-faktur jako rozwiązanie przynoszące przedsiębiorcom szereg korzyści. Przede wszystkim e-faktura zapewnia bezpieczeństwo przechowywania dokumentów finansowych. Pozostaje bowiem w bazie danych Ministerstwa Finansów i nie ulega zniszczeniu lub zaginięciu. Znika zatem problem konieczności wydawania duplikatów. Przedsiębiorcy nie muszą już także borykać się z problemami importu i eksportu baz danych w przypadku zmiany programu do obsługi księgowej i wystawiania faktur. Jednocześnie e-faktura ma przyspieszyć obrót. Za pośrednictwem Krajowego Systemu E-faktur dokumenty są bowiem nie tylko wystawiane, ale również wysyłane. Przedsiębiorca może mieć zatem pewność, że faktura trafiła wprost do kontrahenta. Pewnym ułatwieniem jest także jednolity wzorzec faktury. Kiedy wszyscy przejdą na e-faktury skończy się problem z poszukiwaniem danych drugiej strony transakcji albo numeru rachunku bankowego. Wszystkie e-faktury przybiorą bowiem tę samą postać graficzną. Przedsiębiorcy korzystający z tego mechanizmu mogą nadto zapomnieć o obowiązku przechowywania dokumentów. E-faktury pozostaną bowiem w systemie Ministerstwa Finansów przez 10 lat. A do tego wszystkiego podatnik nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA), ponieważ te dane są dostępne dla organów podatkowych.

Korzyści dla podatników i dla Ministerstwa Finansów

Dla samego Ministerstwa Finansów Krajowy System E-faktur stanowi natomiast kolejny mechanizm zwalczania wyłudzeń VAT. Już obecnie stosowane rozwiązania przyspieszyły tempo wykrywania przestępstw podatkowych. Podobno analizy big data umożliwiły skrócenie tego procesu z kilku lat do kilku miesięcy. Krajowy System E-faktur ma wprowadzić jeszcze większe usprawnienia. Ostatecznie zatem Ministerstwo Finansów przewiduje, że dojdzie do zmniejszenia luki VAT i zapewnienia uczciwym przedsiębiorcom równych warunków konkurencji. System podatkowy ma zostać uszczelniony, a nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT ograniczone. Wszystko dzięki nowemu mechanizmowi Krajowego Systemu E-faktur. Rysując taką świetlaną przyszłość Ministerstwo Finansów chce zatem zachęcić podatników do skorzystania z mechanizmu e-faktur. Przewidziano nawet pewne profity dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się na taki krok. Przede wszystkim mogą oni liczyć na szybszy zwrot VAT. Otrzymają bowiem środki w ciągu 40 dni, a nie 60 dni, jak wszyscy inni podatnicy.

Dla kogo e-faktura będzie utrudnieniem?

Oczywiście nie wszyscy podzielają entuzjazm przedstawicieli Ministerstwa Finansów. Obowiązkowego Krajowego Systemu E-faktur boją się przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy wciąż wystawiają faktury w formie papierowej i każdego miesiąca zawożą je do swoich księgowych. Dla nich przejście na całkowicie elektroniczną formę może okazać się barierą nie do pokonania. Sama wymiana dokumentów z kontrahentami również przeniesie się w całości do sieci. Przedsiębiorcy nie będą już wysyłali faktur swoim kontrahentom. Wystawionej fakturze automatycznie zostanie przydzielony numer identyfikujący, potem przejdzie ona przez centralny system, a ostatecznie trafi bezpośrednio do kontrahenta. Dodatkowo przedsiębiorcy obawiają się technicznych problemów, związanych z e-fakturami. Z komunikatów dostępnych na stronie Ministerstwa Finansów wynika na przykład, że faktury za dany miesiąc powinny być wystawiane do ostatniego dnia tego miesiąca. W praktyce natomiast różnie bywa. Zwykle nie każdy przedsiębiorca w tym terminie zajmuje się  sprawami rozliczeń. Często robi się to dopiero po zakończeniu danego miesiąca. Podatnicy obawiają się też ewentualnych błędów rachunkowych, które mogą się pojawić przy wystawianiu faktury oraz możliwych konsekwencji takich błędów. Niejednokrotnie zainteresowani tematem e-faktur zadają też pytania o możliwość wystawiania faktur przez inne osoby, niż sam przedsiębiorca. Część tych wątpliwości została już rozwiana przez Ministerstwo Finansów. Część niestety prawdopodobnie zweryfikuje dopiero praktyka.