refakturowanie

Praktyczne aspekty refakturowania – na co zwrócić uwagę?

Refekturowanie kosztów to powszechny wśród przedsiębiorców zabieg. W niektórych przypadkach skorzystanie z tej instytucji staje się wręcz niezbędne, dla prawidłowego rozliczenia transakcji z klientem. O czym wówczas warto pamiętać? Czym jest refakturowanie? Gdzie najczęściej pojawiają się wątpliwości?

Najczęstsze wątpliwości i problemy związane z refakturowaniem

Jeszcze zanim przedstawimy Państwu szereg najważniejszych rad, związanych z refakturowaniem, przyjrzyjmy się, które kwestie powodują wśród przedsiębiorców najwięcej trudności. Z naszych praktycznych obserwacji wynika, że przedsiębiorcy nie wiedzą:

  1. czym w ogóle jest refakturowanie;
  2. czy refakturowanie jest osobną usługą;
  3. jak ustalić kraj jej opodatkowania;
  4. w jakim momencie usługa refakturowana zostaje wykonana;
  5. jak należy ustalić stawkę opodatkowania podatkiem VAT;
  6. jakie koszty można doliczyć do usługi refakturowanej;
  7. czy refakturowanie jest możliwe na rzecz osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej;
  8. czy możliwe jest podzielenie usług refakturowanych;
  9. jak wystawić w odpowiedni sposób refakturę?

Nasze doświadczenie wskazuje, że jeśli przedsiębiorcy napotykają trudności związane z refakturowaniem usług, to w większości przypadków wynika to właśnie z błędnego zrozumienia odpowiedzi na przedstawione wyżej pytania. Zapraszamy do lektury naszego artykułu, który przybliży praktyczne aspekty refakturowania.

Czym jest refakturowanie – czyli pierwszy krok do sukcesu

W interpretacjach organów podatkowych za refakturowanie uważana jest sytuacja, gdy przedsiębiorca nabywa pewną usługę we własnym imieniu, ale korzysta z niej ostatecznie inny podmiot.


W takiej sytuacji konieczne staje się więc przeprowadzenie jeszcze jednej transakcji, w ramach której finalny odbiorca uzyska prawo do usługi od przedsiębiorcy refakturującego, a ten przedsiębiorca odzyska wydane na usługę koszty. Przyjmuje się, że usługa refakturowana jest świadczona bezpośrednio przez pośredniczącego przedsiębiorcę.

Czy refakturowanie jest osobną usługą?


Odpowiadając na drugie pytanie – tak, refakturowanie stanowi osobną usługę, i jest ponowną sprzedażą jakiegoś świadczenia. W praktyce w obrocie występują dwie czynności – pierwsza, gdy przedsiębiorca nabywa usługę oraz druga, gdy tę usługę zbywa na rzecz jej odbiorcy końcowego. Wynika z tego szereg praktycznych problemów i wskazówek, które opiszemy w dalszej części tekstu.

Miejsce wykonania usługi refakturowanej

Szczególnie istotnym aspektem z punktu widzenia podatku VAT jest kraj, w którym miejsce ma świadczenie usługi. Z pomocą w jego określeniu, z punktu widzenia polskiego prawa podatkowego, przychodzą regulacje ustawy o podatku od towarów i usług (VAT).


Regulacją stosowaną ”automatycznie” jest art. 28b tej ustawy. Ustawodawca przewidział niestety również szereg innych norm, które mogą niezależnie od wspomnianego przepisu wskazywać inne miejsce wykonania usługi. Zasadniczo, przepisy szczególne zawsze mają pierwszeństwo przed przepisami ogólnymi. Przepisy szczególne wprowadzają art. 28c-28n Ustawy o podatku od towarów i usług. Gdy przedsiębiorca świadczy usługi zawarte w art. 28c-28n (np. usługi związane z nieruchomościami), to miejsce świadczenia usług należy określić według wskazanych regulacji.


Praktycznym aspektem, który pojawia się w kontekście określenia miejsca wykonania usługi jest samo podleganie pod polską ustawę podatkową. Może się zdarzyć, że powinni Państwo rozliczyć refakturowane usługi według innych regulacji, dlatego każdorazowo polecamy weryfikację tej okoliczności.

Stawka VAT usług refakturowanych

Bardzo istotną wiedzą z punktu widzenia każdego, kto zmuszony jest do refakturowania usługi jest to, że usługa refakturowana i pierwotna nie muszą być objęte identyczną stawką podatku od towarów i usług.


Przypomnijmy, że usługa refakturowana jest niemal zupełnie oderwana od usługi pierwotnej, a refakturujący traktowany jest jak wykonawca usługi. W praktyce oznacza to, że usługę należy ponownie rozpatrywać i dobrać do niej stosowną stawkę podatku VAT.

Moment refakturowania i obowiązek podatkowy refakturującego

Określenie powstania obowiązków podatkowych, a tym samym konieczności odpowiednich rozliczeń, wymaga analizy dwóch sytuacji. Po pierwsze – kiedy powstaje obowiązek podatkowy związany z pierwotnym nabyciem usługi, a po drugie kiedy powstaje obowiązek podatkowy związany z refakturowaniem.


Odpowiedź na to pytanie jest dość prosta. Obie te sytuacje regulują przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązki podatkowe tych podatników pojawiają się zasadniczo w momencie wykonania usługi, a bywa też tak, że w momencie wystawienia faktury a później refaktury. Tym samym, co do zasady, zarówno pierwotny wykonawca, jak i refakturujący przedsiębiorca, powinni rozliczyć wykonanie usługi w tym samym momencie – gdy skorzysta z niej odbiorca końcowy, choć od tej zasady są też j.w. wyjątki.

W praktycznym aspekcie często będzie to oznaczało konieczność złożenia stosownej korekty deklaracji za dany miesiąc.

Doliczanie kosztów do usługi refakturowanej

Standardowo, refakturujący powinien dokonywać refakturowania praktycznie bez żadnej prowizji. Takie przypadki stanowią około 90% Pozostałe 10% to sytuacje, gdy refakturujący dolicza do refaktury np. koszty nabycia usługi.

Refakturowanie na rzecz osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej

Kolejnym bardzo istotnym aspektem, również z praktycznego punktu widzenia, jest dopuszczalność tego typu zabiegów w stosunku do osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Dzięki temu możliwe jest np. refakturowanie usług nabywanych przy okazji wykonywania umów z konsumentami przez większe podmioty.

Dopuszczalność podziału usługi refakturowanej

Problem dopuszczalności podziału usług na refakturze pojawia się, gdy świadczenie ma złożony charakter i składa się z kilku usług, które jako całość mają sens gospodarczy. Chodzi więc np. o sytuację, gdy refakturowaniu podlega najem biura wraz z opłatami za media.


Jedna ze spółek wynajmuje biuro drugiej, a ta podnajmuje poszczególne pomieszczenia swoim kontrahentom. W takiej sytuacji pojawia się problem – czy na refakturze usługi najmu oraz dostawa mediów powinny stanowić dwie usługi?


Odpowiedź na to pytanie nie jest oczywista i właściwie należy powiedzieć: to zależy. Zależy od tego, czy charakter świadczeń jest jednolity, czy też przyjmuje ono postać kilku, odrębnych świadczeń.


W praktyce powinni Państwo pamiętać, że przed refakturowaniem złożonych usług należy przeprowadzić analizę, czy charakter takiego świadczenia jest jednolity (kompleksowy), czy każde z nich wykazuje odrębność.

Jak w odpowiedni sposób wystawić refakturę?

Po całym powyższym wywodzie i zasygnalizowanych przez nas problemach może się wydawać, że wystawienie refaktury to zadanie karkołomne i wymagające tajemnej wiedzy. W praktyce tak nie jest. Refaktura to faktura VAT w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług i stosują się do niej wszystkie regulacje związane z ich wystawianiem. Wystarczy tylko pamiętać o kilku szczególnych okolicznościach, a poprawne przygotowanie refaktury nie będzie problemem.
Jeśli potrzebują Państwo specjalistycznej porady związanej z wystawianiem refaktur, to zapraszamy do kontaktu.