Za oknami zimowa aura, zaczął się grudzień, a zatem jak co roku nadchodzi czas świątecznych spotkań w miejscach pracy. Firmowe wigilie to dobra okazja na zintegrowanie pracowników, podniesienie morale i wspólne miłe spędzenie czasu w świątecznej atmosferze. Zazwyczaj spotkania świąteczne stanowią spory wydatek w budżecie firmy. Powstaje zatem pytanie, czy tego typu wydatki na spotkania świąteczne można rozliczyć jako koszty uzyskania przychodu? Jakie są zasady rozliczania spotkań świątecznych, wyjątki i ograniczenia? O szczegółach piszemy poniżej.
Rozliczenie wydatków jako kosztów uzyskania przychodu
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 z późn. zm., dalej: u.p.d.o.p.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. W procesie kwalifikacji konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów, zgodnie z utrwaloną praktyką, pod uwagę brane jest spełnienie następujących przesłanek: fakt poniesienia wydatku przez podatnika, definitywność poniesionego wydatku, pozostawanie wydatku w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, poniesienie wydatku w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów, bądź jego wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, właściwe udokumentowanie wydatku, wydatek nie może podlegać wyłączeniu na mocy art. 16 ust.1 u.p.d.o.p. W orzecznictwie sądów administracyjnych wskazuje się, że koszty ponoszone przez podatnika należy zatem ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Zatem, do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca może zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów podlegających wyłączeniu na mocy ustawy.
Spotkanie świąteczne organizowane dla pracowników
Do wskazanych powyżej kosztów należą m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Jak wskazano w piśmie z dnia 11 kwietnia 2012 r. Izby Skarbowej w Warszawie (IPPB5/423-22/12-2/JC), koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań okolicznościowych z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń, itp. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy.
Zaznaczyć jednakże należy, iż nie każdy wydatek (świadczenie) na rzecz pracownika, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. Zatem firmowe spotkanie świąteczne organizowane dla pracowników można zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu wtedy, gdy ma ono związek z przychodami firmy. Często podczas spotkań świątecznych odbywają się różnego rodzaju podsumowania działalności za kończący się rok, prezentacja wyników finansowych, przedstawienie celów na kolejny rok, dalsza motywacja pracowników w celu utrzymania lub poprawy wyników i wydajności pracy. Ujęcie tych aspektów w programie spotkania świątecznego pozwala na wykazanie związku z uzyskaniem przychodu firmy. Z praktycznego punktu widzenia zalecamy również zadbać o możliwość wykazania tych okoliczności – np. poprzez przygotowaną prezentację lub zapis planu spotkania.
Co ze współpracownikami w ramach kontraktów B2B?
Współcześnie wiele firm zatrudnia tylko część osób w ramach umowy o pracę. Pozostałe osoby współpracują z firmą w ramach prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej, w tzw. układzie B2B (z języka angielskiego: business to business). Taki rodzaj współpracy wpływa na ocenę wydatków przedsiębiorcy, m.in. na spotkania świąteczne. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. nie stanowią kosztów uzyskania przychodów tzw. koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Pojęcie „reprezentacja” nie zostało zdefiniowane w u.p.d.o.p. czy też w przepisach innych ustaw podatkowych, nie znamy więc definicji tego słowa w języku prawnym. Zatem należy odwołać się do jego definicji słownikowej, zgodnie z którą reprezentacja to „okazałość, wystawność” (pod red. A. Markowskiego, Nowy Słownik Poprawnej Polszczyzny PWN. Warszawa 1999, s. 842). Sądy administracyjne wskazuję, że na podstawie takiej definicji można uznać za reprezentacyjne wszelkie te czynności, które właśnie poprzez swoją okazałość i wystawność mają tworzyć pozytywny wizerunek przedsiębiorcy. W wyroku z dnia 17 czerwca 2013 r., II FSK 702/11, Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że tylko wydatki na zakup tych usług gastronomicznych stanowiących koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Dodatkowo Naczelny Sąd Administracyjny ocenił możliwość rozliczenia spotkania integracyjnego dla współpracowników B2B w wyroku z dnia 19 października 2022 roku, w sprawie II FSK 572/22. Sprawa dotyczyła wydatków związanych z uczestnictwem w spotkaniach o charakterze integracyjnym osób fizycznych, które nie są zatrudnione w spółce, a jedynie świadczą na jej rzecz usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (umowy o współpracy B2B). Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że z tymi osobami przedsiębiorcę-podatnika łączą powiązania biznesowe jako równorzędnych partnerów, którzy pozostają związani umową cywilnoprawną (która zakłada równorzędność i niezależność podmiotów). Z uwagi na tę równorzędność podmiotów biznesowych, zdaniem NSA, spotkania integracyjne w zakresie w jakim dotyczą współpracowników B2B nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe, gdyż stanowią one wydatki na reprezentację. To powoduje, że rozliczanie spotkań świątecznych w zakresie współpracowników B2B jako kosztów podatkowych nie jest zalecane.
Podsumowanie
Podsumowując, możliwość rozliczenia w kosztach prowadzonej działalności spotkań integracyjnych, w tym firmowych spotkań świątecznych, jest uzależniona od celu tych spotkań oraz kategorii osób w nich uczestniczących. Ugruntowanym kryterium oceny wydatku jest jego związek z osiągnięciem, zwiększeniem lub zabezpieczeniem przychodu firmy. Zatem w przypadku pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę, aby wydatki na spotkanie świąteczne mogły być rozliczone w kosztach prowadzonej działalności, powinny mieć związek z przychodem firmy. Takim związkiem najczęściej jest wykorzystanie spotkania w celu motywacji pracowników, zwiększenia ich efektywności, np. poprzez podsumowanie dotychczasowych wyników. Odmiennie prezentuje się ta kwestia w przypadku współpracowników B2B. Organy skarbowe i sądy administracyjne nie dopuszczają do rozliczenia takich wydatków jako kosztów uzyskania przychodu, ponieważ kwalifikują je jako koszty reprezentacji, które są wprost wyłączone z możliwości rozliczenia jako koszt uzyskania przychodu.
