Kwestia możliwości zaliczania wydatków na obiady i poczęstunki dla pracowników oraz współpracowników do kosztów uzyskania przychodu od lat budziła wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców. Wcześniejsze interpretacje organów skarbowych były niekorzystne dla firm, zwłaszcza jeśli chodzi o wydatki ponoszone na osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych. Fiskus klasyfikował te wydatki jako reprezentacyjne, co wykluczało możliwość ich odliczenia. Jednak interpretacja zmieniająca opublikowana 11 października 2024 r. (sygn. DOP4.8221.8.2021.CPXV) przyniosła kluczową zmianę. Szef Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zrewidował swoje wcześniejsze stanowisko, uznając, że takie wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodu, ponieważ nie mają charakteru reprezentacyjnego.
Zmiana stanowiska fiskusa – co się zmienia?
Przed najnowszą interpretacją organy podatkowe różnicowały podejście do wydatków na poczęstunki i obiady dla pracowników etatowych oraz współpracowników na umowach cywilnoprawnych. Wydatki na pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę mogły być traktowane bardziej przychylnie, ponieważ uznawano je za bezpośrednio związane z działalnością operacyjną firmy. Natomiast wydatki na współpracowników, takich jak freelancerzy i zleceniobiorcy, były uznawane za reprezentację, czyli działania mające na celu budowanie wizerunku firmy, a nie związane bezpośrednio z działalnością operacyjną. Dlatego nie mogły być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.
W interpretacji zmieniającej opublikowanej 11 października 2024 r. fiskus zmienił to podejście. Krajowa Informacja Skarbowa wskazała, że wydatki na obiady, poczęstunki oraz artykuły spożywcze dla wszystkich osób współpracujących z firmą, zarówno pracowników etatowych, jak i współpracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, o ile są związane z działalnością operacyjną firmy, a nie mają charakteru reprezentacyjnego.
Stan faktyczny – interpretacja zmieniająca dotycząca spółki IT
Omawiana interpretacja zmieniająca dotyczyła spółki z branży IT, która regularnie organizowała spotkania robocze dla swoich pracowników oraz współpracowników, zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych. W trakcie tych spotkań serwowano obiady oraz udostępniano różne artykuły spożywcze, takie jak kawa, herbata, woda, owoce i przekąski, które były dostępne w firmowej kuchni. Wydatki na te świadczenia dotyczyły zarówno pracowników zatrudnionych na umowach o pracę, jak i współpracowników.
Spółka argumentowała, że wydatki te miały charakter operacyjny, ponieważ posiłki i artykuły spożywcze były udostępniane w trakcie roboczych spotkań oraz w ramach codziennego funkcjonowania firmy. Celem było usprawnienie współpracy i efektywności pracy zespołu, a nie budowanie wizerunku firmy.
Uzasadnienie spółki – argumenty za zaliczeniem wydatków do kosztów
W złożonym wniosku o interpretację spółka IT przedstawiła kilka kluczowych argumentów, które ostatecznie przekonały fiskusa do zmiany swojego stanowiska:
- Charakter operacyjny spotkań: Spółka wyjaśniła, że spotkania robocze, podczas których serwowano obiady, miały na celu omawianie bieżących projektów i planowanie dalszych działań. Posiłki i przekąski ułatwiały przebieg spotkań, a ich celem nie było reprezentowanie firmy w relacjach z kontrahentami, lecz wspieranie codziennej działalności operacyjnej.
- Artykuły spożywcze jako codzienna praktyka: Udostępnienie kawy, herbaty, wody, owoców i drobnych przekąsek w firmowej kuchni miało na celu poprawę warunków pracy, co bezpośrednio przekładało się na efektywność pracowników i współpracowników. Spółka argumentowała, że tego typu wydatki są standardem w branży IT i służą usprawnieniu funkcjonowania zespołów.
- Brak cech reprezentacyjnych: Zarówno posiłki, jak i artykuły spożywcze udostępniane w firmie nie miały charakteru reprezentacyjnego. Spółka zaznaczyła, że nie były one elementem budowania prestiżu firmy czy wywierania wrażenia na zewnętrznych współpracownikach. Ich celem było jedynie wsparcie pracy zespołów i zapewnienie komfortu podczas realizacji zadań.
- Związek z działalnością operacyjną: Wydatki na obiady i artykuły spożywcze były bezpośrednio związane z realizacją projektów oraz bieżącą działalnością firmy. Dzięki organizacji spotkań z posiłkami oraz dostępności przekąsek w kuchni, praca zespołów była bardziej efektywna, co przekładało się na generowanie przychodów.
Nowe podejście fiskusa – co oznacza dla przedsiębiorców?
Interpretacja zmieniająca Krajowej Informacji Skarbowej jest szczególnie korzystna dla firm z branż, w których współpraca z osobami zatrudnionymi na umowach cywilnoprawnych jest powszechna. Przedsiębiorstwa z branż takich jak IT, nowe technologie, marketing czy konsulting, gdzie regularnie organizuje się spotkania robocze z zapewnieniem posiłków oraz dostępnością artykułów spożywczych, mogą teraz łatwiej zaliczać te wydatki do kosztów uzyskania przychodu bez ryzyka zakwestionowania ich przez fiskusa.
Reprezentacja vs. działalność operacyjna – kluczowe rozróżnienie
Mimo korzystnej zmiany stanowiska fiskusa, warto pamiętać, że wydatki na reprezentację nadal nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Interpretacja zmieniająca jasno wskazuje, że dotyczy to wyłącznie wydatków o charakterze operacyjnym, takich jak obiady podczas spotkań roboczych.
Przedsiębiorcy muszą więc dokładnie analizować, czy dane wydatki służą bieżącej działalności firmy, czy mają na celu budowanie wizerunku. Wydatki na wystawne kolacje, eventy firmowe czy inne działania o charakterze reprezentacyjnym nadal nie będą mogły być zaliczane do kosztów podatkowych.
Podsumowanie
Interpretacja zmieniająca opublikowana 11 października 2024 r. wprowadza istotną zmianę w podejściu fiskusa do zaliczania wydatków na obiady i artykuły spożywcze w firmie. Szef Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że tego rodzaju wydatki mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeśli mają charakter operacyjny. To korzystna zmiana dla przedsiębiorców, którzy mogą teraz efektywniej optymalizować swoje wydatki podatkowe, pod warunkiem, że odpowiednio udokumentują ich związek z działalnością firmy.
