Wraz z początkiem roku szkolnego wiele firm decyduje się na wsparcie pracowników, oferując im wyprawki szkolne dla ich dzieci. Tego typu inicjatywy są nie tylko formą wsparcia, ale również mogą stanowić element budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy. Niemniej jednak, przed podjęciem decyzji o przekazaniu wyprawek, warto zrozumieć konsekwencje podatkowe, składkowe oraz możliwość zaliczenia wydatków na wyprawki do kosztów uzyskania przychodów.

Czy wyprawka stanowi przychód pracownika w PIT ?

W kontekście podatkowym, kluczowym zagadnieniem jest to, czy wyprawki szkolne przekazywane dzieciom pracowników stanowią przychód, który należy uwzględnić w rozliczeniu PIT pracownika. Wyprawki takie mogą być sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy lub Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej „ZFŚS”), jeśli tenże ostatni utworzył pracodawca w zakładzie pracy.

Zasadniczo, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wyprawki szkolne, w przypadku ich sfinansowania ze środków obrotowych pracodawcy, stanowią dofinansowanie, który należy traktować jako dodatkowy pozapłacowy element wynagrodzenia pracownika, podlegający opodatkowaniu. Sumę, jaką pracodawca przeznaczył na wyprawkę, dolicza się do wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc. Pracodawca jest zobowiązany do odliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od całości na zasadach przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy.

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

W przypadku ZUS wyprawki szkolne dofinansowane ze środków obrotowych pracodawcy nie zaliczają się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, jeżeli wynika to z regulaminów wynagradzania, przepisów o wynagradzaniu lub układów zbiorowych i dotyczy ściśle określonych sytuacji. Jeśli natomiast dofinansowanie wyprawki szkolnej nie zostało uwzględnione w tych regulacjach, wówczas podlega ono oskładkowaniu.

Finansowanie wyprawek ze środków ZFŚS a PIT i ZUS

Warto zwrócić uwagę, że sytuacja może wyglądać inaczej, jeśli wyprawki szkolne są finansowane ze środków ZFŚS. W takim przypadku wartość wyprawki może korzystać ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, do określonego w tym przepisie limitu kwotowego, w 2024 roku jest to kwota 1000 zł. Jednakże, przekraczając ten limit, nadwyżka byłaby już opodatkowana i uwzględniana w podstawie PIT. Warto podkreślić, że wspomniana kwota dotyczy wszystkich świadczeń przekazanych w danym roku z ZFŚS.

Ponadto, wszelkie świadczenia wypłacone z ZFŚS są natomiast zwolnione ze składek ubezpieczeniowych. Zasada ta wynika z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Zaliczanie wydatków na wyprawki do kosztów uzyskania przychodów

Dla pracodawców istotnym aspektem jest możliwość zaliczenia wydatków na wyprawki szkolne do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (updop), kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Jeżeli pracodawca przekazuje wyprawki szkolne ze środków obrotowych firmy, to można uznać w świetle art. 15 ust. 1 Updop, że wydatki te zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Zatem stanowią one koszt uzyskania przychodów.

Natomiast, sfinansowanie z ZFŚS wyprawki szkolnej dla dzieci pracowników nosi znamiona działalności o charakterze socjalnym, zatem poniesione z tego tytułu wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Stanowi o tym art. 16 ust. 1 pkt 45 Updop w których wyłączono z kosztów uzyskania przychodów wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS (z wyjątkami, które nie mają znaczenia dla rozważanej kwestii).

Podsumowanie

Przekazywanie wyprawek szkolnych dzieciom pracowników może być korzystne dla obu stron, pod warunkiem odpowiedniego zrozumienia i zastosowania przepisów podatkowych i składkowych. Wyprawki przekazywane ze środków obrotowych stanowią przychód pracownika, co skutkuje obowiązkiem ich opodatkowania PIT i w zależności od sytuacji mogą być one oskładkowane ZUS lub nie. Jeżeli natomiast wyprawki szkolne są finansowane z ZFŚS, do wysokości 1000 zł w 2024 r. to są one zwolnione z PIT i składek ZUS. Ponadto, wydatki na wyprawki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w przypadku ich sfinansowania ze środków obrotowych, natomiast nie stanowią one kosztu podatkowego w sytuacji ich sfinansowania ze środków ZFŚS.