20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o VAT, który przewiduje przesunięcie terminu stosowania kar pieniężnych za naruszenia obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Sankcje miałyby być stosowane dopiero od 1 stycznia 2028 r. Zmiana nie przesuwa jednak terminów obowiązkowego korzystania z KSeF ani nie wyłącza konsekwencji nieprawidłowego rozliczania VAT. Przyjęcie projektu przez rząd nie oznacza również, że odroczenie już obowiązuje.
Dodatkowy rok na dostosowanie procesów
Obecne przepisy przewidują stosowanie kar za naruszenia obowiązków KSeF od 1 stycznia 2027 r. Projekt przyjęty przez Radę Ministrów zakłada przesunięcie tego terminu o rok, a tym samym utrzymanie okresu bez określonych sankcji również przez cały 2027 r.
Rozwiązanie ma umożliwić przedsiębiorcom dostosowanie procesów fakturowania i systemów informatycznych do nowych wymagań. Skorzystają z niego zarówno firmy już obsługujące KSeF, które napotykają trudności techniczne lub organizacyjne, jak i podatnicy korzystający jeszcze z rozwiązań przejściowych.
Dodatkowy czas może mieć znaczenie zwłaszcza tam, gdzie wdrożenie wymaga współpracy kilku działów, integracji oprogramowania oraz ustalenia zasad obsługi dokumentów odrzuconych przez system. Samo uruchomienie komunikacji z KSeF nie przesądza bowiem o prawidłowym przebiegu całego procesu fakturowania.
Jakie naruszenia obejmuje odroczenie?
Projekt dotyczy kar pieniężnych określonych w art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy o VAT. Przewidziano je przede wszystkim za:
• niewystawienie faktury przy użyciu KSeF mimo obowiązku korzystania z systemu;
• wystawienie faktury niezgodnie z wymaganym wzorem w przypadkach wskazanych w ustawie;
• nieprzesłanie dokumentu do KSeF w wymaganym terminie, jeżeli zastosowany tryb przewiduje jego późniejsze przekazanie.
Nie każde wystawienie faktury poza systemem stanowi jednak naruszenie. Przepisy dopuszczają takie postępowanie w określonych sytuacjach, m.in. w trybie offline24 oraz podczas niedostępności lub awarii KSeF. Ocena prawidłowości działania wymaga ustalenia, czy przedsiębiorca miał podstawę do zastosowania danego trybu i wykonał związane z nim obowiązki.
Finansowe znaczenie odroczenia jest istotne. Maksymalna kara wynosi 100% VAT wykazanego na fakturze, a w przypadku dokumentu bez wykazanego podatku – 18,7% należności ogółem. Są to górne granice kar, a nie kwoty automatycznie nakładane za każde uchybienie.
Terminy korzystania z KSeF pozostają aktualne
Projekt nie przedłuża przejściowego ułatwienia pozwalającego na wystawianie faktur poza KSeF, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi tym rozwiązaniem nie przekracza 10 tys. zł brutto. Możliwość ta wygasa 31 grudnia 2026 r. Od początku 2027 r. korzystający z niej podatnicy będą musieli stosować system w zakresie wynikającym z ustawy.
Nadal należy uwzględniać ustawowe wyłączenia, m.in. dotyczące faktur wystawianych na rzecz konsumentów. Zakończenie okresów przejściowych nie oznacza więc objęcia obowiązkowym KSeF wszystkich dokumentów bez względu na rodzaj transakcji i status nabywcy.
Dla przedsiębiorców kluczowe jest rozdzielenie obowiązku korzystania z systemu od konsekwencji jego naruszenia. Brak szczególnej kary pieniężnej nie stanowi podstawy do dalszego wystawiania faktur poza KSeF, jeżeli przepisy wymagają użycia systemu.
Prawidłowe rozliczenie VAT nadal konieczne
Odroczenie nie obejmuje wszystkich nieprawidłowości związanych z fakturami i rozliczeniami podatkowymi. Jego zakres ogranicza się do wskazanych w ustawie naruszeń zasad e-fakturowania.
Jeżeli przedsiębiorca wystawi fakturę poza KSeF mimo obowiązku, ale poprawnie wykaże sprzedaż i rozliczy VAT, uchybienie będzie dotyczyć sposobu fakturowania. Po wejściu w życie proponowanej nowelizacji szczególna kara za takie naruszenie nie byłaby stosowana również w 2027 r.
Inaczej należy ocenić sytuację, w której firma dodatkowo pominie sprzedaż w rozliczeniu lub zaniży podatek. Wówczas może powstać obowiązek zapłaty zaległości wraz z odsetkami. W zależności od okoliczności możliwe będą również dodatkowe zobowiązanie podatkowe lub odpowiedzialność karnoskarbowa. Odrębnej oceny wymagają także błędna stawka i nieprawidłowa kwota VAT.
Przyjęcie faktury przez KSeF nie potwierdza prawidłowości podatkowego rozliczenia transakcji. Korzystanie z systemu nie zastępuje zatem weryfikacji danych i zasad opodatkowania sprzedaży.
Administracja skarbowa będzie reagować na naruszenia
Ministerstwo Finansów zapowiada, że w okresie odroczenia kar administracja skarbowa nadal będzie wspierać przedsiębiorców w prawidłowym korzystaniu z KSeF. Jednocześnie organy KAS mają reagować na wystawianie faktur poza systemem w sytuacjach niedopuszczonych przepisami oraz sprawdzać, czy niestosowanie KSeF prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku.
Projektowane rozwiązanie ogranicza więc określone ryzyko finansowe, ale nie wyłącza weryfikacji rozliczeń ani obowiązku wyjaśnienia stwierdzonych nieprawidłowości.
Nowelizacja ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r. Wymaga jednak zakończenia prac parlamentarnych, podpisu Prezydenta i ogłoszenia ustawy. Do tego czasu termin stosowania kar wynikający z obecnych przepisów pozostaje aktualny.
