Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 r. pociągnęło za sobą istotne zmiany w zakresie raportowania VAT, w tym w szczególności w strukturze JPK_VAT z deklaracją. Jednym z najbardziej problematycznych obszarów okazało się stosowanie oznaczeń (znaczników) w ewidencji sprzedaży i zakupu. W odpowiedzi na pojawiające się rozbieżności interpretacyjne Ministerstwo Finansów opublikowało na początku kwietnia 2026 r. szczegółowe wyjaśnienia, które porządkują zasady stosowania kluczowych oznaczeń: NrKSeF, OFF, BFK oraz DI.
NrKSeF – podstawowe oznaczenie dla faktur systemowych
Z perspektywy ewidencji VAT zasadą jest, że jeżeli faktura została wystawiona i przesłana do KSeF, a na moment składania JPK_VAT posiada nadany numer identyfikujący, podatnik powinien wykazać ten numer w ewidencji. Dotyczy to wszystkich trybów wystawienia faktury – również tych szczególnych, jak tryb offline24 czy wystawienie w okresie niedostępności systemu, o ile do czasu złożenia pliku faktura została już skutecznie wprowadzona do KSeF.
OFF – brak numeru KSeF bez obowiązku korekty
Oznaczenie „OFF” ma zastosowanie w sytuacjach szczególnych, tj. gdy faktura została wystawiona w czasie awarii KSeF i na dzień złożenia JPK_VAT nadal nie posiada numeru systemowego. Kluczową konsekwencją jest brak obowiązku korygowania ewidencji po późniejszym nadaniu numeru KSeF – ustawodawca przyjmuje tutaj rozwiązanie upraszczające rozliczenia.
BFK – faktury poza KSeF, ale nie tylko w okresie przejściowym
Najszerszy zakres zastosowania ma oznaczenie „BFK”, które odnosi się do faktur wystawionych poza KSeF. W praktyce obejmuje ono zarówno sytuacje wynikające z przejściowego charakteru wdrożenia systemu, jak i określone typy transakcji.
Do „BFK” należy zaliczyć w szczególności:
- faktury wystawione poza systemem przed 1 lutego 2026 r., które są ujmowane w ewidencji po tej dacie,
- dokumenty wystawione poza KSeF w okresie przejściowym przez podatników, którzy zostali objęci obowiązkiem korzystania z systemu dopiero od 1 kwietnia 2026 r.,
- faktury wystawiane przez podmioty, które w ogóle nie są objęte obowiązkiem korzystania z KSeF,
- dokumenty związane z korektami w ramach tzw. ulgi na złe długi,
- faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) oraz import usług,
- faktury dotyczące importu towarów, w tym rozliczanego w procedurze uproszczonej (art. 33a ustawy o VAT),
- faktury dokumentujące dostawy, dla których podatnikiem jest nabywca (reverse charge).
Co istotne, Ministerstwo Finansów jednoznacznie wskazało, że w przypadku WNT i importu usług udokumentowanych fakturą właściwe jest oznaczenie „BFK” – zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupu. To rozstrzygnięcie eliminuje wcześniejsze rozbieżności interpretacyjne.
DI – dokumenty inne niż faktury i przypadki szczególne
Oznaczenie „DI” ma charakter uzupełniający i znajduje zastosowanie w sytuacjach, gdy:
- dokument nie jest fakturą (np. dowód wewnętrzny, raport zbiorczy z kasy),
- faktura nie spełnia warunków do oznaczenia „BFK” ani „OFF”,
- dokument nie posiada numeru KSeF i nie został do systemu przekazany.
W praktyce „DI” stosuje się m.in. do:
- zapisów dotyczących WNT i importu usług dokumentowanych dowodami wewnętrznymi (oznaczanymi dodatkowo jako „WEW”),
- niektórych przypadków importu towarów i dostaw rozliczanych w mechanizmie odwrotnego obciążenia, jeżeli nie są dokumentowane fakturą,
- faktur wystawionych w trybie offline24 lub w okresie niedostępności systemu, które na moment raportowania nie posiadają jeszcze numeru KSeF.
W odróżnieniu od oznaczenia „OFF”, zastosowanie „DI” może wiązać się z koniecznością późniejszej korekty – jeżeli faktura zostanie ostatecznie wprowadzona do KSeF i otrzyma numer identyfikujący, podatnik powinien zaktualizować ewidencję.
Ewidencja zakupu – spójność zasad
Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów potwierdzają, że analogiczne zasady stosuje się w ewidencji zakupu. Oznaczenie „BFK” obejmuje również określone dokumenty zakupowe, takie jak faktury z kas rejestrujących czy paragony uznawane za faktury, a także dokumenty dotyczące WNT, importu usług i importu towarów.
Z kolei „DI” znajduje zastosowanie w odniesieniu do wszystkich pozostałych dokumentów wykazywanych w ewidencji, które nie posiadają numeru KSeF i nie spełniają przesłanek dla innych oznaczeń.
Wnioski praktyczne
Opublikowane wyjaśnienia jednoznacznie wskazują, że prawidłowe stosowanie znaczników wymaga każdorazowo analizy dwóch elementów: rodzaju dokumentu oraz jego statusu w KSeF. Kluczowe znaczenie ma również rozróżnienie między dokumentami fakturowymi i niefakturowymi.
Z perspektywy praktycznej warto przeprowadzić weryfikację ewidencji za pierwsze okresy 2026 r., zwłaszcza w zakresie oznaczania transakcji WNT i importu usług. Błędne przypisanie znaczników może bowiem prowadzić do niezgodności w JPK_VAT i zwiększać ryzyko zainteresowania organów podatkowych.
Źródło: wyjaśnienia MF – https://ksef.podatki.gov.pl/media/vumdgkoe/jpk_vat-z-deklaracja-stosowanie-znacznikow.pdf
