Organy podatkowe dysponują różnymi instrumentami umożliwiającymi weryfikację poprawności dokumentacji przedsiębiorców. Wśród nich można wskazać czynności sprawdzające oraz kontrolę podatkową. Obie formy działań obwarowane są określonymi przepisami, a część z nich nie musi zostać poprzedzona zawiadomieniem podatnika.
Czynności sprawdzające
Czynności sprawdzające zostały opisane w art. 272 Ordynacji podatkowej i obejmują przede wszystkim weryfikację dokumentacji i należności z punktu widzenia formalnego. Każdy z nich dotyczy innej sytuacji i odmiennego zakresu. Co więcej, podatnik może zostać sprawdzony przez fiskusa w wyniku działań podjętych w stosunku do jego kontrahenta. Czynności sprawdzające nie są przepisowo ograniczone w czasie, a także nie muszą zostać zapowiedziane z wyprzedzeniem.
Pierwsze ze wskazanych czynności sprawdzających stanowią komunikację pomiędzy przedsiębiorcą a urzędem skarbowym, której efektem w przypadku stwierdzenia ewentualnych uchybień ze strony podatnika jest możliwość złożenia korekty i uregulowania powstałych zobowiązań. Organ podatkowy weryfikuje terminowość składania deklaracji i zapłaty podatku, a także analizuje dokumenty pod względem formalnym. W przypadku nieterminowego złożenia deklaracji lub dokonania zapłaty może żądać wyjaśnień, a także wezwać do złożenia korekty lub samodzielnie skorygować przesłane dokumenty.
Ponadto w ramach czynności sprawdzających fiskus może weryfikować firmę podczas rejestracji podatkowej oraz w odniesieniu do zgłoszenia rejestracyjnego uproszczonego w akcyzie. Niekiedy ustala w ten sposób podstawę opodatkowania z tytułu przychodów bez pokrycia.
Najbardziej kontrowersyjne są czynności sprawdzające prowadzone w celu pozyskania materiału dowodowego. W ich efekcie organy podatkowe nie rozpoczynają procedury kontrolnej, uzyskując jednocześnie dostęp do danych, które są istotne z punktu widzenia prowadzonego postępowania. Wielokrotnie podatnicy zobowiązani są jednak do udostępniania dokumentacji analizowanej standardowo podczas kontroli podatkowej.
Kontrola podatkowa
Kontrola podatkowa to sformalizowany proces, który przebiega w ściśle określonym czasie i zakończony jest sporządzeniem przez organ protokołu z kontroli. W ramach prowadzonych działań fiskus weryfikuje nie tylko aspekty formalne, ale także merytoryczne dokumentacji. Sprawdzane mogą być m.in.: faktury i dokumenty z kas fiskalnych, umowy, księgi przychodów i rozchodów, księgi handlowe, deklaracje, pliki JPK, bilans itd.
Kontrola podatkowa – zawiadomienie i czas trwania
Co do zasady firma powinna otrzymać informację o planowanym wszczęciu kontroli minimum 7 dni wcześniej, a rozpoczęcie działań nie powinno nastąpić po upływie 30 dni od dnia zawiadomienia. Przedsiębiorca w zawiadomieniu powinien zostać poinformowany o zakresie prowadzonej kontroli. Natomiast w dniu rozpoczęcia działań kontroler powinien okazać upoważnienie do ich przeprowadzenia.
Jednakże przepisy przewidują wyjątki od wskazanej powyżej reguły. W określonych sytuacjach organ będzie mógł podjąć działania kontrolne bez uprzedniego zawiadomienia, podając jednocześnie uzasadnienie takiej decyzji.
Czas trwania kontroli uzależniony jest od wielkości firmy i wynosi on:
- u mikroprzedsiębiorców maksymalnie 12 dni roboczych;
- u małych przedsiębiorców maksymalnie 18 dni roboczych;
- u średnich przedsiębiorców do 24 dni roboczych;
- u pozostałych do 48 dni roboczych.
Zgodnie z orzeczeniem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 września 2018 r. (sygn. akt II FSK 385/18) do powyższych dni nie wlicza się czasu spędzonego przez kontrolerów w siedzibie organu na dokonanie analiz lub przygotowanie protokołu. W zakres wliczone są jedynie dni, które kontrolerzy spędzili w siedzibie przedsiębiorcy.
Podkreślić należy, że wskazane terminy należy traktować jako nierozerwalne ramy, wyznaczające początek i koniec działań. Oznacza to, że fiskus nie może rozbić wskazanych powyżej dni roboczych na cały rok, przebywając u podatnika przez kilka dni w miesiącu. Dla małego przedsiębiorcy oznacza to, że od rozpoczęcia działań do otrzymania od organu protokołu z kontroli nie może minąć więcej niż 18 dni roboczych. Takie stanowisko zostało zaprezentowane przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 lutego 2020 r. (sygn. akt I FSK 2243/19).
Kontrola podatkowa – protokół
Zgodnie z przepisami koniec kontroli wyznacza dzień doręczenia podatnikowi protokołu, co zostało podkreślone w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 lutego 2020 r. (sygn. akt I FSK 2243/19). Protokół zawiera:
- dane kontrolowanego;
- dane osób kontrolujących;
- informacje o przedmiocie i zakresie kontroli;
- informacje o miejscu i czasie przeprowadzenia kontroli;
- opis ustaleń;
- dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów;
- ocenę prawną sprawy w zakresie przedmiotu kontroli;
- pouczenie o prawie do złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień;
- pouczenie o prawie do złożenia korekty deklaracji;
- informację o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego o każdej zmianie adresu dokonanej przez podatnika w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, w przypadku gdy w jej wyniku ujawniono nieprawidłowości, a także pouczenie o skutkach niedopełnienia tego obowiązku;
- załączniki z protokołami przesłuchań świadków i opiniami biegłych;
- ustalenia dotyczące badania ksiąg.
Organ podatkowy sporządza protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, a jeden z nich dostarcza przedsiębiorcy. Jeżeli ten ma zastrzeżenia do przesłanego dokumentu, to informuje o tym fiskusa w ciągu 14 dni od jego doręczenia. Organ kontrolujący musi rozpatrzyć powyższe zastrzeżenia w terminie 14 dni od ich otrzymania i zawiadomić podatnika, podając uzasadnienie swojej decyzji.
Podsumowanie
Zarówno kontrola jak i czynności sprawdzające to stresujący moment dla firmy. Wielokrotnie potrzeba wypełnienia oczekiwań kontrolerów wymusza reorganizację pracy przedsiębiorstwa, a przesłuchania pracowników mogą wpływać negatywnie na ich efektywność. Z tego powodu warto przygotować się na potencjalne działania kontrolne lub czynności sprawdzające zanim organy podatkowe podejmą decyzję o ich wszczęciu. Odpowiednie przeszkolenie pracowników, a także zaplanowanie działań w przypadku potencjalnej kontroli pomogą zminimalizować stres i poprawić efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa w trakcie procesu kontrolnego. Świadomość praw umożliwi odpowiednie zarządzanie całym procesem ze strony kontrolowanej lub sprawdzanej firmy.
Ponadto, poprawność sporządzanej dokumentacji, odpowiednie procedury, a także właściwie prowadzona księgowość i bieżące doradztwo podatkowe pozwolą uniknąć potencjalnych błędów skutkujących postępowaniem administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnym skarbowym przeciwko podatnikowi.
