Wielokrotnie podatnicy nie są pewni, jaki rodzaj potwierdzenia w przypadku faktury korygującej in minus jest wystarczający, aby obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem VAT. Dotyczy to szczególnie dokumentów w formie elektronicznej, które dostarczane są do odbiorcy w formie online. Problem ten jest istotny w kontekście odpowiedzialności, jaką ponosi przedsiębiorca w przypadku, gdyby urząd skarbowy podczas kontroli uznał, że faktura korygująca in minus nie została skutecznie dostarczona i odpowiednio potwierdzona przez odbiorcę. Obniżenie podstawy do obliczenia VAT bez odpowiedniego potwierdzenia oznaczałoby bowiem zaniżenie przez firmę podatku od towarów i usług oraz związaną z tym niedopłatę.
Wdrożenie elektronicznego systemu dostarczania dokumentów do klienta
Powyższy problem skłonił jedną ze spółek, która działa w branży usług finansowych i wspiera finansowanie sprzedaży samochodów, do zaprojektowania systemu elektronicznego dostarczania faktur do klienta. W praktyce działalności tej firmy zdarzają się sytuacje, kiedy w wystawionych dokumentach sprzedaży pojawiają się błędy lub braki. Skutkują one m.in. koniecznością wystawienia faktur korygujących in minus, odpowiednio obniżających podatek VAT należny. Spółka chcąc zmniejszyć swoje obciążenia finansowe oraz administracyjne związane z wystawianiem i przesyłaniem klientom faktur korygujących, zaplanowała zmianę systemu dostarczania dokumentów. Jego celem byłoby przesyłanie e-faktury do jak największej grupy klientów w maksymalnie zautomatyzowany sposób, bezawaryjny i co ważne jednolity dla wszystkich odbiorców. Klienci będą posiadać w ramach nowego systemu swoje indywidualne konta, a logowanie będzie możliwe przy użyciu indywidualnego loginu oraz hasła.
W trakcie tworzenia projektu systemu pojawiły się jednak wątpliwości dotyczące uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy VAT. Spółka nie miała bowiem pewności, czy wystawienie faktury korygującej in minus w formie elektronicznej, a następnie udostępnienie jej przez wystawcę na indywidualnym koncie odbiorcy w systemie informatycznym, można uznać za wypełnienie powyższego obowiązku.
W związku z powyższym firma zwróciła się do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z prośbą o wydanie interpretacji indywidualnej.
System elektroniczny może usprawnić dostarczanie faktur korygujących
W omawianym przypadku KIS uznał, iż spółka może posiadać potwierdzenie w dowolnej formie. Istotne jest jedynie to, aby potwierdzenie wskazywało, że faktura korygująca dotarła do nabywcy, a on mógł się zapoznać z treścią korekty. Należy jednak pamiętać, że umieszczenie faktur korygujących musi nastąpić na platformie internetowej, na której uprzednio nastąpiła akceptacja przez nabywcę określonych zasad doręczania dokumentów w formie elektronicznej. W takiej sytuacji do potwierdzenia odbioru faktur korygujących przez nabywcę dochodzi w momencie ich umieszczenia w systemie, w którym klient posiada własne konto oraz hasło i sam decyduje, kiedy taką fakturę pobierze.
Dlatego zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora KIS z dnia 17.04.2020 r o numerze 0114-KDIP1-3.4012.107.2020.1.JG, umieszczenie e-faktury korygującej in minus na portalu na koncie dedykowanym dla danego klienta stanowi moment uzyskania potwierdzenia jej otrzymanej. Tym samym, można uznać, że potwierdzenie nastąpiło w chwili samego umieszczenia faktury korygującej na takiej platformie.
Usprawnienie dla wszystkich przedsiębiorców
Powyższa interpretacja, chociaż wydana w indywidualnej sprawie, jest istotna dla wszystkich podmiotów, które chciałyby przeprowadzić optymalizację kosztów wysyłki faktur korygujących in minus. Wiadomo, że warunkiem obniżenia przez wystawcę podstawy opodatkowania oraz podatku należnego na podstawie wystawionej faktury korygującej jest posiadanie potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. To właśnie potwierdzenie otrzymania dokumentu ma wpływ na możliwość obniżenia przez sprzedawcę podstawy opodatkowania nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy.
W praktyce podmiotów wystawiających dużą liczbę faktur korygujących in minus, proces weryfikacji potwierdzenia ich otrzymania był różny. Jednak zawsze sprowadzał się do tego, aby przy ewentualnej kontroli skarbowej móc udowodnić potwierdzenie otrzymania dokumentu w danym okresie rozliczeniowym. Z tego powodu miejmy nadzieję, że kolejna wydana interpretacja indywidualna dotycząca umieszczania na platformach internetowych faktur korygujących in minus potwierdzi wskazane w powyższej sprawie stanowisko organów. Dzięki temu samo udostępnienie dokumentu na portalu będzie potwierdzeniem jego otrzymania, co usprawni cały proces. Będzie to miało wpływ zarówno na płynne rozliczanie VAT należnego, jak również na optymalizację kosztów administracyjnych wystawców korekt.
