Korekty faktur sprzedaży in minus w CIT i VAT

Przedsiębiorcy, dokonując sprzedaży w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, niejednokrotnie zmuszeni są do dokonywania korekty wystawionych faktur in minus w CIT i VAT. Aby tego rodzaju czynności były dokonane w pełni poprawne, muszą oni przy ich dokonywaniu przestrzegać zasad określonych w obowiązujących przepisach prawa podatkowego.

Zasady dokonywania korekty faktur sprzedaży in minus

Zasady wystawiania faktur korygujących określone są w art. 106j ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2022 r., poz. 931 z późn.zm.).

Zgodnie z nim – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury,

podatnik wystawia fakturę korygującą.

Forma faktury korygującej

Podatnicy wystawiający fakturę korygująca muszą pamiętać, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami musi ona zawierać więcej elementów niż zwykła faktura, a mianowicie:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, w tym:

– datę wystawienia,

– kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

– numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

– numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi,

– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

            – nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,

• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej. W innych przypadkach – powinna ona określać prawidłową treść korygowanych pozycji.

Dodać trzeba, że faktura korygująca może także zawierać w swojej treści wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”, jak również wskazywać przyczynę korekty.

Faktura korygująca zmniejszająca podstawę opodatkowania VAT

Pamiętać trzeba, że podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika (art. 29a ust.1 ustawy o VAT).

Podstawę opodatkowania  obniża się  o:

• kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,
• wartość zwróconych towarów i opakowań,
• zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło,
• wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT).

W przypadku, gdy podatnik w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą, nie posiada dokumentacji o której mowa wyżej, obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego dokonuje dopiero za okres rozliczeniowy, w którym będzie miał stosowną dokumentację.

Warunku posiadania wskazanej powyżej dokumentacji, nie stosuje się w przypadku:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych,
• wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Zasady oraz forma uzgadniania z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania

Podkreślenia wymaga fakt, że w obowiązujących przepisach prawa podatkowego, żaden przepis nie określa w jaki sposób należy rozumieć uzgodnienie warunków korekty dokonane pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Powyższa kwestia stałą się przedmiotem oficjalnych wyjaśnień Ministerstwa Finansów (tutaj).

W szczególności stanowią one, że poprzez uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego rozumie się w szczególności ustalenie przez strony faktu obniżenia wykazanego na fakturze pierwotnej wynagrodzenia.

Przedmiotowy dokument potwierdził, że sprzedający nie muszą gromadzić odrębnych dokumentów dla potwierdzenia uzgodnienia i spełnienia warunków korekty. Może być tak, że jeden dokument potwierdza oba te zdarzenia. Jako przykład wskazany został dowód przelewu bankowego, w którego tytule wskazano, że jest to zwrot za niezrealizowaną dostawę i nr zamówienia

Ministerstwo Finansów określiło także, iż z zasady nie jest zabronione dokonywanie ustaleń ustnych. W tym jednak przypadku podatnik może mieć problem z udowodnieniem, że w istocie zostały one dokonane. Jako przykład została wskazana notatka z rozmowy telefonicznej, która bez jej utrwalenia, może stanowić niewystarczający dowód w tym zakresie.

Jednocześnie zostało objaśnione, że dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania i VAT należnego może być na przykład:

• korespondencja mailowa,
• aneks do umowy albo
• inny dokument handlowy potwierdzający uzgodnienie nowych warunków transakcji.

W przypadku wystawienia korekty in minus z powodu błędu w cenie taką dokumentacją może być potwierdzenie jej odbioru przez nabywcę. Jak bowiem stwierdziło Ministerstwo Finansów „w części przypadków, za jedyną formę komunikacji dotyczącej uzgodnienia warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku między stronami należy uznać wystawienie i dostarczenie faktury korygującej do nabywcy. […] do spełnienia tych uzgodnionych warunków oraz do uzyskania dokumentacji potwierdzającej zaistnienie uzgodnienia/spełnienia warunków – wymagany byłby dokument potwierdzający, że nabywca ma wiedzę o obniżeniu podstawy opodatkowania, np.: potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w dowolnej formie”.

Dopuszczalne jest także, aby kupujący wyraził akceptację danych warunków w sposób dorozumiany, przy czym może to nastąpić przez wysyłanie faktury korygującej w drodze e-mailowej na adres skrzynki wskazanej w umowie do kontaktu między stronami z klauzulą informacyjną, na przykład w postaci sformułowania „W nawiązaniu do wcześniejszych ustaleń przesyłam fakturę korygującą. Brak sprzeciwu co do przesłanej faktury korygującej w terminie 14 dni będzie uważany za jej akceptację”.

Podobną funkcję pełnił będzie dowód przelewu, jeżeli z jego opisu wynika, że na przykład dotyczy przekazania należności z tytułu udzielonego rabatu wraz z zastrzeżeniem, że brak odpowiedzi w określonymi terminie oznacza uzgodnienie/spełnienie warunków korekty.

Faktura korygująca zmniejszająca podstawę opodatkowania CIT

Zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2022 r., poz. 2587  z późn.zm.) – za przychody związane z działalnością gospodarczą, osiągnięte w roku podatkowym, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (art. 12 ust. 3 ustawy).

Za datę powstania przychodu, uważa się, co do zasady, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

• wystawienia faktury albo
• uregulowania należności.

Warto pamiętać, że rozliczanie przez sprzedawców faktur korygujących dla celów podatku dochodowego jest konieczne, jeżeli dokumentują one zdarzenia wpływające w sposób zmniejszający na wysokość osiągniętych przez nich przychodów. Same faktury korygujące dzieli się na:

• wystawiane ze względu na popełnienie błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki, na przykład wskutek niewłaściwego określenia ceny, wartości lub ilości dostarczonego towaru lub usługi,
• wystawiane z innych przyczyn.

Zaznaczyć trzeba, iż jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, dokonuje się jej poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty (art. 12 ust. 3j ustawy o CIT).

Szczególna sytuacja ma miejsce w przypadkach, gdy w okresie rozliczeniowym, w którym powinno nastąpić zmniejszenie przychodów, sprzedawca nie osiągnął przychodu lub osiągnął przychody niższe od kwoty zmniejszenia. W takim przypadku jest on zobowiązany, co do zasady, zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone przychody (art. 12 ust. 3k ustawy o CIT).